Las
mejores empresas funcionan como unidades completas con una visión compartida.
Ello engloba la información compartida, evaluaciones comparativas, trabajo en
equipo y un funcionamiento acorde con los más rigurosos principios de calidad y
del medioambiente.
Un
sistema de gestión ayuda a lograr los objetivos de la organización mediante una
serie de estrategias, que incluyen la optimización de procesos, el enfoque
centrado en la gestión y el pensamiento disciplinado.
El
concepto de Sistemas de Gestión Empresarial, traducido del inglés Management
Information System, se refiere al conjunto de aplicaciones que se utilizan en
las empresas para realizar cada uno de los pasos de la administración de la
misma, desde la producción, pasando por la logística, hasta la entrega del
producto en el punto de venta.
Este
tipo de sistemas están basados en la premisa que puntualiza que cada eslabón de
la cadena de producción puede ser llevado a cabo de la manera más eficaz con un
sistema que integre a los trabajadores con las máquinas.
Para
ello se deben desarrollar software especializado, que permita gestionar bases
de datos, planificación, procedimientos, toma de decisiones, y cada una de las
funciones propias de una empresa y de sus empleados.
Con
el fin de lograr una eficaz productividad, y debido a la importancia que posee
el manejo de información en las empresas, se utilizan las herramientas propias
de los sistemas de gestión empresarial, que permiten controlar, planificar,
organizar y dirigir cada uno de los eslabones de la cadena productiva.
Debido
a la relevancia que posee la información real y a tiempo en las empresas, tanto
grandes compañías como las Pymes, uno de los aspectos fundamentales en los que
se basan los sistemas de gestión empresarial radican puntualmente en dicha
información, la cual debe responder a una serie de cuatro puntos básicos para
que logre ser útil en el desarrollo de la productividad de cada organización.
En
principio, los datos utilizados deben ser totalmente verdaderos, y ofrecer un
fiel reflejo de la realidad, por lo cual es imprescindible contar con
información de calidad.
Si
hablamos de calidad también es necesario hablar de cantidad, ya que el personal
que se encuentran a cargo de una empresa precisa obtener toda la información
necesaria para poder tomar una decisión, por ello a mayor información
disponible mejor será el resultado.
No
obstante, cabe destacar que sólo es útil aquella información de real
relevancia, ya que los datos irrelevantes no sólo son innecesarios sino que
también pueden llegar a provocar una mala decisión.
Por
ello, la tercera característica que debe contener la información obtenida por
los sistemas de gestión empresarial responde a la relevancia que posean los
datos.
Por
último, el cuarto aspecto responde a la premisa de la oportunidad, es decir que
para que las respuestas a las necesidades planteadas lleguen en el momento
justo, logrando con esto un verdadero control eficaz de la producción, se debe
obtener información precisa en tiempo real. Este hecho permite realizar tomas
de decisiones adecuadas, incluso cuando se hace necesario modificar
planificaciones anteriores.
Por
otra parte, la información utilizada se agrupa mediante una estructura
piramidal que identifica la importancia de los datos, para que éstos sean
utilizados en el lugar correspondiente de la cadena productiva.
En
esta estructura piramidal, en primer lugar se debe analizar los datos referidos
al procesamiento de las transacciones, es decir que se debe conocer a fondo el
estado de las mismas.
Luego
continúa la evaluación de los datos para conocer los recursos de información,
que permitirá ejecutar y controlar las operaciones diarias de la empresa.
En
el tercer nivel de la pirámide se encuentran todos los recursos que posee el
sistema de información, que en definitiva serán los que ofrecerán los datos
necesarios para lograr la planificación y la toma de decisiones en el ámbito
administrativo.
Por
último, se sitúan los recursos de información que permitirán realizar las planificaciones
estratégicas correspondientes, junto con la posibilidad de definir
correctamente las políticas que se implementarán en los extractos
administrativos más altos.
Gracias
a la información surgida en base a estos parámetros, el sector gerencial de una
empresa podrá en el futuro tomar las decisiones correctas, que ayuden a mejorar
el desenvolvimiento de la compañía y toda la cadena de producción.
Por
ello, en la actualidad, debido a la gran influencia que los sistemas de gestión
empresarial poseen sobre la toma de decisiones en las empresas, en el ámbito
también se los conoce con el nombre Business Intelligent, que en español
significa Inteligencia de Negocios.
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